Flödet av produktinformation

Produktinformation är sällan något som skapas på ett ställe och sedan är färdigt. I praktiken är det ett flöde som rör sig igenom hela verksamheten, från insamling av data till hur informationen tillslut används av kund, partner och interna team.

Flödet kan förenklas i tre övergripande steg:

Samla in
Produktinformation uppstår i många delar av organisationen och leverantörskedjan. Det kan handla om tekniska specifikationer, data från underleverantörer, certifikat, bilder och dokumentation, ofta i olika format och vid olika tillfällen.

Organisera
För att informationen ska bli användbar behöver den samlas och struktureras på ett enhetligt sätt. Det innebär gemensamma regler för hur data lagras, uppdateras och används, så att samma information kan återanvändas i andra sammanhang. Det innebär också att vad som är originalet alltid är tydligt, varje informationsobjekt skall redigeras på ett och samma ställe, alltid.

Distribuera
När produktinformationen är strukturerad kan den spridas vidare till alla kanaler där den behövs, webb, e-handel, säljmaterial, återförsäljare, marknadsplatser och interna system. Även nya krav som till exempel det Digitala produktpasset, bygger på att informationen kan distribueras i rätt format vid rätt tillfälle.

Poängen är att samma produktinformation ofta används i många sammanhang. När flödet fungerar blir det enklare att arbeta effektivt internt och samtidigt ge kunderna ett bättre beslutsunderlag.

Vad ska produktinformationen möjliggöra?

Innan du tittar på system eller processer behöver du tydliggöra syftet.

Ställ dig frågor som:

Vilka kanaler ska produktinformationen ut i? Idag men också imorgon, framtidssäkra
Vilka interna intressenter är beroende av den? På vilket sätt och i vilken kontext?
Hur påverkar den vår försäljning och våra kunder?

För de flesta företag handlar det om att:

Få ordning internt och slippa manuellt dubbelarbete
Ge kunden bättre beslutsunderlag och ökad möjlighet till självservice
Möta ökande krav på transparens och hållbarhetsdata

Att definiera målen gör att du inte lägger tid och resurser på fel saker senare.

Kartlägg nuläget – vad har ni idag?

Nästa steg är att få en rättvisande bild av dagens situation. Här fastnar många eftersom produktdata finns utspridd på flera ställen. Ett bra första steg är att inventera:

Var finns produkterna dokumenterade?
Hur uppstår produktdatan? Från oss själva (vilken avdelning) eller från underleverantör?
Vilka format används?
Vem äger informationen?
Vad saknas i förhållande till våra mål (ovan)?

I tillverkande företag består produktinformationen ofta av en blandning av tekniska fakta, bilder, certifikat, dokument och materialdata. Att bara förstå vad som finns idag brukar vara en ögonöppnare.

Sätt en struktur – definiera vad ”bra produktinformation” betyder hos er

För att få en fungerande produktinformationsprocess behöver ni gemensamma regler, en produktdatamodell. Det handlar inte om att överarbeta allt, utan om att definiera en miniminivå som alla följer. Det kan vara:

Vilka attribut varje produkt måste ha
Hur data ska namnges och kategoriseras
Vad som ska vara obligatoriskt för att en produkt skall få publiceras på exempelvis webbplatsen
Vem som ansvarar för att hålla vad uppdaterat
Var finns originalet? Återigen, alla datapunkter ska ha sin hemvist

Den här strukturen är grunden för att senare kunna införa ett PIM-system, men det är lika viktigt även om ni inte är där ännu.

Skapa flödet – från skapande till publicering

Produktinformation är inte en punktinsats, utan ett löpande flöde. Som chef behöver du säkerställa att processen fungerar både uppströms och nedströms:

Uppströms: Hur får ni in information från produktutveckling, leverantörer eller egna fabriker?
Internt: Vem kvalitetssäkrar och godkänner?
Nedströms: Hur publiceras data i webb, kataloger, återförsäljare eller interna system?

När flödet är tydligt minskar både fel och flaskhalsar.

Planera för framtiden – DPP och växande kundkrav

EU:s digitala produktpass (DPP) innebär att företag successivt måste kunna lämna mer detaljerad och spårbar information om sina produkter. Även om detta inte är fokus för den här serien är det viktigt att nämna: DPP är ytterligare en anledning att börja jobba strukturerat redan idag.

Samtidigt vill moderna B2B-kunder fatta fler beslut själva, baserat på komplett information, vilket gör produktdata till en direkt försäljningsfaktor.

Det är inte enkelt. Ta hjälp!

Att få ordning på produktinformation är en resa. Det kräver förståelse för både affär, kund, system och processer. Många företag fastnar i detaljer, överarbetar eller väljer fel lösningar, helt enkelt för att det är svårt att se helheten när man är mitt i vardagen.

Samtidigt finns det ofta en stor, outnyttjad potential i produktinformationen. När struktur, flöde och arbetssätt hänger ihop kan produktdata bli en drivkraft för både effektivare arbetssätt, bättre kundupplevelser och ökad försäljning.

Vi på Mardi Gras hjälper er att dra nytta av potentialen i er produktinformation genom att skapa rätt förutsättningar för tillväxt, både idag och över tid.

Hör av er så pratar vi vidare!

Strukturera produktinformation – så här gör du