Lagarna som styr kraven på produkt­information

Från produktblad till reglerad produktdata

Under lång tid bestod produktinformation främst av statiska dokument som produktblad, kataloger och datablad. Informationen användes till sälj och inköp, uppdaterades sällan och fanns separat vid sidan av övriga system.

Idag är verkligheten en annan. I takt med digitaliseringen flyttade produktinformation in i affärssystem, webbplatser och e-handel. Kundbeteendet förändrades också där självständighet blev och förblir allt viktigare. Sökning, filtrering och jämförelser sker numera digitalt, vilket har ökat kraven på strukturerad, uppdaterad och konsekvent data. Produktinformation har således gått från statiska dokument till digital data som används i flera kanaler samtidigt.

Det finns också ett tydligt samband mellan produktinformation och hållbarhet. EU har under de senaste åren tagit fram flera lagar och direktiv som ställer krav på transparens och full insyn i produkters livscykel, däribland DPP.

Utvecklingen är tydlig: från produktblad, via digital utveckling, till regulatoriska krav. För företag innebär det att produktinformationen inte längre bara är ett stöd i försäljningen, utan snart också en strategisk och reglerad del av verksamheten.

Digitalt produktpass – det största skiftet hittills

DPP är EU:s mest omfattande initiativ inom hållbar produktdata. Från 2027 kommer majoriteten av produkter som säljs inom EU behöva ha ett digitalt pass som följer produkten genom hela livscykeln. Informationen ska vara tillgänglig via en scanningsbar tagg, exempelvis en QR-kod, och ge svar på följande:

• Var produkten kommer ifrån

• Vad den är tillverkad av

• Hur den kan repareras

• Vilken klimatpåverkan den har haft

• Hur den ska återvinnas

Detta kan beskrivas som ”ett verktyg för full transparens”, och DPP kommer att ställa nya krav på hur företag strukturerar och kvalitetssäkrar sin produktdata. Det handlar om allt från materialinformation och leverantörsdata till reparationshistorik och miljöpåverkan. Hur detta fungerar i detalj går att läsa i artikeln om det digitala produktpasset (DPP).

Syftet är att ge kunder, myndigheter och partners en tydlig inblick i produktens resa. För företagen innebär det ett behov av helt nya datamodeller, processer och systemstöd.

Ett krav som påverkar hela värdekedjan

DPP innebär att produktdata måste kunna flöda sömlöst genom hela värdekedjan, uppströms, internt och nedströms.

Tillverkare behöver samla in och dokumentera information om råmaterial och komponenter. Distributörer ska kunna komplettera data med transport- och hanteringspåverkan. Återförsäljare ska kunna visa delar av produktpasset för kunderna i sina digitala kanaler.

Det handlar inte bara om datamängden utan om att arbeta strukturerat, konsekvent och med rätt systemstöd.

Andra förordningar som driver på samma utveckling

DPP är det tydligaste exemplet, men långt ifrån det enda. Flera EU-regelverk pekar i samma riktning: mer data, mer spårbarhet och fler krav på struktur.

Exempel på dessa är bland annat:

• Ekodesignförordningen (ESPR) – Ställer krav på cirkulära och hållbara produkter och är grunden för DPP

• Avskogningsförordningen (EUDR) – Kräver spårbarhet och riskbedömning för produkter kopplade till råvaror som riskerar att bidra till avskogning

• Batteriförordningen – Skärpta krav på data kring innehåll, koldioxidavtryck och återvinning (den första produktkategori som får obligatoriskt DPP)

• Byggproduktförordningen (CPR) – Krav på deklarationer och prestandadokumentation för byggprodukter

• Kemikalieregler som REACH och RoHS – Ställer omfattande krav på dokumentation av ämnen och material

• Direktiv inom elektronik och vitvaror – Krav på energieffektivitet, reparerbarhet och avfallshantering

Poängen är inte att gå på djupet i varje regelverk, utan att belysa den övergripande trenden: EU driver fram en datadriven produktmarknad där kvaliteten på produktinformationen är en avgörande konkurrensfaktor.

Parallellt med denna utveckling sker också ett tekniskt skifte. AI och automatisering blir allt viktigare verktyg för att hantera den växande mängden produktdata. Tekniken används redan idag för att strukturera information, identifiera databriter, berika produktdata och säkerställer att rätt information når rätt kanal.

Men AI är bara så bra som den data den arbetar med. Utan en strukturerad data går det inte att dra full nytta av potentialen hos AI, och potentialen är stor. En förutsättning för att kunna göra det är att ha ordning på produktinformationen: konsekvent, korrekt och tillgänglig i rätt format. Då svarar företaget inte bara mot regelverken, utan det skapas också full nytta av den senaste teknikens potential.

Det handlar i grunden om data – mycket data

Det främsta skiftet är inte juridiskt, utan informationsmässigt. Företag måste kunna samla in, lagra och hantera mängder av datatyper som tidigare inte ens funnits i digital form.

Exempel på data som sannolikt kommer krävas enligt DPP-ramverket är:

• Sammansättning, batchnummer, garantiuppgifter

• Ursprung för råmaterial och komponenter

• Information om leverantörer i kedjan

• Reparationsmöjligheter och utförda reparationer

• Miljöpåverkan från produktion och distribution

Detta är information som sällan ligger samlad eller strukturerad i ett enda system i dag.

Struktur och systemstöd – för att klara kraven och dra nytta av möjligheterna

Det är här system som PIM blir centrala. Ett PIM-system skapar en samlad, strukturerad och kvalitetssäkrad plats för all produktdata, och fungerar som en flexibel grund för att möta skiftande krav. Tre områden som är särskilt kritiska inför DPP är:

• Flexibilitet: Möjlighet att lägga till nya datatyper allteftersom att EU fastställer detaljer

• Effektiva arbetsflöden: Tydlig översikt över datakompletthet och ansvar

• Integrationer: Automatiska kopplingar mot ERP, data­pooler, leverantörsflöden med mera

Detta är information som sällan ligger samlad eller strukturerad i ett enda system i dag.

Struktur och systemstöd – för att klara kraven och dra nytta av möjligheterna

Det är här system som PIM blir centrala. Ett PIM-system skapar en samlad, strukturerad och kvalitetssäkrad plats för all produktdata, och fungerar som en flexibel grund för att möta skiftande krav. Tre områden som är särskilt kritiska inför DPP är:

• Flexibilitet: Möjlighet att lägga till nya datatyper allteftersom att EU fastställer detaljer

• Effektiva arbetsflöden: Tydlig översikt över datakompletthet och ansvar

• Integrationer: Automatiska kopplingar mot ERP, datapooler, leverantörsflöden med mera

Med andra ord: för att hantera nya lagkrav måste företag först skapa ordning i sin egen produktdata. Genom att arbeta aktivt med att strukturera produktinformation och se PIM som navet skapas rätt förutsättningar.

Vägen framåt

Regelverken skapar press, men också möjligheter. DPP och andra initiativ kan bli en katalysator för förbättrade processer, starkare kundrelationer och en mer konkurrenskraftig position i marknaden, men bara om datagrunden är stabil.

Företag som börjar bygga sin struktur nu står betydligt bättre rustade än de som väntar tills kraven träder i kraft. För att lyckas handlar nästa steg om att skapa en stabil struktur för produktinformationen, både strategiskt och tekniskt.

För att identifiera gapen mellan dagens situation och de nya kraven är en digital försäljningsanalys ett effektivt verktyg. Det ger kontroll över informationen och bättre förutsättningar att möta både dagens och framtidens krav.