Strukturera produkt­information – så här gör du

Flödet av produktinformation

Produktinformation är sällan något som skapas på ett ställe och sedan är färdigt. I praktiken är det ett flöde som rör sig igenom hela verksamheten, från insamling av data till hur informationen tillslut används av kund, partner och interna team.

Vill du fördjupa dig i de tekniska stegen? Läs mer i artikeln att förstå produktflödet och hur de olika delarna samverkar.

Flödet kan förenklas i tre övergripande steg:

1. Samla in
   Produktinformation uppstår i många delar av organisationen och leverantörskedjan. Det kan handla om tekniska specifikationer, data från underleverantörer, certifikat, bilder och dokumentation, ofta i olika format och vid olika tillfällen.

2. Organisera
   För att informationen ska bli användbar behöver den samlas och struktureras på ett enhetligt sätt. Det innebär gemensamma regler för hur data lagras, uppdateras och används, så att samma information kan återanvändas i andra sammanhang. Här är principen om "en enda källa till sanning" (Single Source of Truth) central – varje informationsdel ska redigeras på ett och samma ställe.

3. Distribuera
   När produktinformationen är strukturerad kan den spridas vidare till alla kanaler där den behövs, webb, e-handel, säljmaterial, återförsäljare, marknadsplatser och interna system. Även nya krav som till exempel det Digitala produktpasset, bygger på att informationen kan distribueras i rätt format vid rätt tillfälle.

Poängen är att samma produktinformation ofta används i många sammanhang. När flödet fungerar blir det enklare att arbeta effektivt internt och samtidigt ge kunderna ett bättre beslutsunderlag.

Vad ska produktinformationen möjliggöra?

Innan fokus hamnar på system behöver syftet tydliggöras. Genom att definiera målen säkerställs att tid och resurser läggs på rätt saker. För de flesta företag handlar det om att:

• Vilka kanaler ska produktinformationen ut i? Idag men också imorgon, framtidssäkra

• Vilka interna intressenter är beroende av den? På vilket sätt och i vilken kontext?

• Hur påverkar den vår försäljning och våra kunder?

Att tydliggöra syftet är avgörande för att förstå hur produktinformation ger tillväxt i B2B.

För de flesta företag handlar det om att:

• Få ordning internt och slippa manuellt dubbelarbete

• Ge kunden bättre beslutsunderlag och ökad möjlighet till självservice

• Möta ökande krav på transparens och hållbarhetsdata

Att definiera målen gör att du inte lägger tid och resurser på fel saker senare.

Kartlägg nuläget – vad har ni idag?

Nästa steg är att få en rättvisande bild av dagens situation. Här fastnar många eftersom produktdata finns utspridd på flera ställen. Ett bra första steg är att inventera:

• Var finns produkterna dokumenterade?

• Hur uppstår produktdatan? Från oss själva (vilken avdelning) eller från underleverantör?

• Vilka format används?

• Vem äger informationen?

• Vad saknas i förhållande till våra mål (ovan)?

I tillverkande företag består produktinformationen ofta av en blandning av tekniska fakta, bilder, certifikat, dokument och materialdata. Att bara förstå vad som finns idag brukar vara en ögonöppnare.

För att veta vilken del av datan som är mest kritisk att strukturera först, kan en Digital försäljningsanalys ge svaret. Genom att kartlägga kundresan blir det tydligt var bristfällig produktinformation faktiskt gör att affärer går förlorade. Det gör att arbetet med att strukturera data kan prioriteras där det ger snabbast effekt på försäljningen.

Sätt en struktur – definiera vad ”bra produktinformation” betyder hos er

För att få en fungerande produktinformationsprocess behöver ni gemensamma regler, en produktdata­modell. Det handlar inte om att överarbeta allt, utan om att definiera en miniminivå som alla följer. Det kan vara:

• Vilka attribut varje produkt måste ha

• Hur data ska namnges och kategoriseras

• Vad som ska vara obligatoriskt för att en produkt skall få publiceras på exempelvis webbplatsen

• Vem som ansvarar för att hålla vad uppdaterat

• Var finns originalet? Återigen, alla datapunkter ska ha sin hemvist

Den här strukturen är fundamentet för att kunna införa ett PIM-system – navet i modern produktinformation. Utan en tydlig modell spelar det ingen roll hur avancerat systemet är.

Behöver ni hjälp att inventera er digitala mognad? Ladda ner: Checklistan för B2B e-handel 2025

Skapa flödet – från skapande till publicering

Produktinformation är inte en punktinsats, utan ett löpande flöde. Som chef behöver du säkerställa att processen fungerar både uppströms och nedströms:

• Uppströms: Hur får ni in information från produktutveckling, leverantörer eller egna fabriker?

• Internt: Vem kvalitetssäkrar och godkänner?

• Nedströms: Hur publiceras data i webb, kataloger, återförsäljare eller interna system?

När flödet är tydligt minskar både fel och flaskhalsar.

Planera för framtiden – DPP och växande kundkrav

EU:s digitala produktpass (DPP) innebär att företag successivt måste kunna lämna mer detaljerad och spårbar information om sina produkter. Även om detta inte är fokus för den här artikeln är det viktigt att nämna: DPP är ytterligare en anledning att börja jobba strukturerat redan idag.

Läs mer om de nya kraven i vår guide om det digitala produktpasset (DPP).

Samtidigt vill moderna B2B-kunder fatta fler beslut själva. Om din webbplats inte når upp till att fungera som ett beslutsverktyg, kommer de potentiella köparna att gå vidare till en konkurrent.

Sammanfattning: Från administrativ börda till strategisk resurs

Att få ordning på produktinformation är en resa. När struktur, flöde och arbetssätt hänger ihop kan produktdata bli en drivkraft för både effektivare arbetssätt och ökad försäljning. Genom att identifiera gapen i kundresan och möta dem med strukturerad data skapas rätt förutsättningar för tillväxt, både idag och över tid.

Vill ni ha en konkret handlingsplan för att identifiera era digitala gap och strukturera er information för tillväxt? Börja med en digital försäljningsanalys eller kontakta oss om du vill ha hjälp👇